Obrigatoriedade do Livro de Atas
O livro de atas desempenha um papel fundamental nas empresas portuguesas no que se refere à documentação formal das reuniões da organização. Em Portugal, nomeadamente, as sociedades comerciais são obrigadas legalmente a possuir livro de atas sendo que o mesmo, serve como registo oficial das discussões, decisões e compromissos assumidos pelos participantes, garantindo que toda a informação relevante esteja devidamente assinada, arquivada e acessível.
O artigo 63.º do Código das Sociedades Comerciais (CSC) impõe, como meio de prova das deliberações dos sócios, as atas das assembleias gerais ou, quando admitidas deliberações por escrito, os documentos de onde constem tais deliberações.
A importância do livro de atas estar bem elaborado não pode ser subestimada, especialmente em ambientes onde a tomada de decisões é crítica para o progresso da organização. A falta de registos adequados pode levar a mal-entendidos e, em casos mais graves, a decisões contraditórias que podem prejudicar a eficácia da organização.
Portanto, é essencial que o livro de atas seja mantido de forma meticulosa, registando cada detalhe relevante das reuniões.
A legislação Portuguesa, concretamente no artigo 39.º do Código Comercial, contempla a possibilidade de utilização de livros de atas em suporte digital.
Um dos maiores benefícios de manter o livro de atas em formato digital é a sua utilidade como ferramenta de referência. Desta forma, se permite que os membros da organização, nomeadamente, consultem decisões passadas e revisem compromissos assumidos.
Como Criar o Livro Digital de Atas
O livro digital de atas oferece a vantagem da acessibilidade e facilidade de partilha de informação, possibilitando um armazenamento seguro e organizado.
No caso do Software da Arkeyvata, a criação do livro digital de atas é feita de raiz iniciando o mesmo com o Termo de Abertura. As folhas do livro digital de atas são numeradas sequencialmente, tal e como estabelece a lei.
A nossa solução disponibiliza minutas de atas pré-feitas rapidamente adaptáveis à sua organização. Para além de assinaturas digitais, procura de atas por palavra chave. e outras ferramentas de automatização, que pode verificar aqui.
Estrutura de uma Ata
O Código das Sociedades Comerciais (CSC) regula com minúcia a estrutura e o conteúdo das atas.
Assim, impõe-se que da ata constem a identificação da sociedade, o lugar, o dia e a hora da reunião, o nome de quem presidiu à reunião e, se os houver, dos secretários, bem como o nome dos sócios presentes ou representados e, ainda, o valor nominal das partes sociais de cada sócio.
Além disso, da ata devem constar também a ordem do dia, a referência aos documentos e relatórios submetidos à assembleia, o teor das deliberações aprovadas, o resultado das votações e as declarações dos sócios.
Os assuntos discutidos devem ser apresentados de forma sequencial, respeitando a ordem em que foram abordados durante a reunião. Cada ponto discutido deve ser descrito de maneira objetiva, destacando as principais contribuições e debates. As decisões tomadas e as resoluções aprovadas devem ser registadas com precisão, indicando claramente o que foi decidido.
Como já referido anteriormente, se houver documentos ou apresentações relevantes utilizadas durante a reunião, é importante referenciá-los na ata e, se possível, anexá-los ao documento final. No caso do Software da Arkeyvata é possível anexar digitalmente às atas estes documentos para facilitar a consulta de forma rápida e eficaz.
Por último, na conclusão da ata vai se lavrar o encerramento da sessão e se procede à assinatura da mesma por parte dos participantes oportunos.
Regras a Seguir ao Escrever uma Ata
Para redigir uma ata eficiente, é essencial adotar uma abordagem meticulosa e estruturada. A linguagem deve ser clara e objetiva, evitando termos ambíguos que possam causar confusão. É importante que a descrição dos pontos discutidos seja feita de forma neutra, sem interpretações pessoais ou julgamentos de valor.
Cada tópico abordado deve ser relatado na ordem em que foi tratado, respeitando a sequência cronológica dos acontecimentos. Isso ajuda a manter a coerência e facilita a consulta futura do documento. Sempre que uma decisão for tomada, certifique-se de registá-la de maneira precisa, especificando os responsáveis pelas ações e os prazos estabelecidos, se aplicável.
Adicionalmente, utilize um estilo de escrita consistente ao longo do documento. A uniformidade na formatação e na terminologia empregada contribui para a legibilidade e compreensão da ata. Evite usar abreviações ou siglas sem uma explicação prévia, garantindo que todos os leitores compreendam plenamente o conteúdo.
É recomendável numerar os parágrafos ou usar marcadores para cada ponto discutido, facilitando a referência e o acompanhamento dos temas abordados. Se houver materiais de suporte, como apresentações ou documentos distribuídos durante a reunião, mencione-os e, se possível, e anexe-os digitalmente à ata.
Por fim, assegurar que a ata seja revisada e aprovada pelos participantes antes de ser assinada e arquivada é uma prática crucial para garantir a sua precisão e integridade.
Armazenamento e Organização do Livro de Atas
Com o Software da Arkeyvata é possível um sistema eficiente de armazenamento e organização digital do livro de atas, sendo isto um ponto essencial para manter a acessibilidade e a integridade dos registos. É por isso que a nossa plataforma oferece não só a facilidade de acesso remoto, mas também opções de partilha e colaboração em tempo real, o que pode ser muito útil para participantes distribuídos geograficamente. É fundamental definir permissões de acesso adequadas para proteger a confidencialidade das informações.
Com o software da Arkeyvata, além da segurança e confidencialidade garantidas por protocolos robustos que asseguram a integridade e privacidade das suas informações, os seus dados estarão sempre disponíveis, garantidos através de backups
Exemplos Práticos e Modelos
Modelos práticos de atas podem ser extremamente úteis para uniformizar o processo de registo das reuniões. Na Arkeyvata existem várias minutas editáveis que podem ser facilmente adaptadas às especificidades da sua organização. Mas também, no Plano Total, existe a possibilidade de gravar as suas próprias minutas e usá-las sempre que for preciso.
Desta forma, a organização adota um modelo padrão que facilita não apenas a consistência na redação das atas, mas também se reduz o tempo necessário para a criação de cada ata.
Uma boa prática passa por personalizar o modelo escolhido de acordo com as necessidades da sua organização.
Com o Software da Arkeyvata, a simplicidade e eficiência desta solução digital permite gerir todas as suas atas num ambiente seguro e centralizado. Veja como este sistema pode transformar a gestão dos seus livros de atas em quatro passos chave: Criação do Livro Digital de Atas, Processo de Assinatura Digital, Alertas de Atividade e Exportação Segura. De notar, dois pontos, assinatura digital de acordo com a legislação portuguesa e minutas personalizáveis para qualquer organização. Veja Todos os recursos aqui.